gesetzliche Vorgaben

Die neue digitale Aufbewahrungspflicht und die Auswirkungen auf den Kassenplatz

 

Mit dem Schreiben vom 26.11.2010 verschärft das Bundesfinanzministerium die bis dahin geltenden Bestimmungen für die Aufzeichnung von Bargeschäften mittels Registrierkassen bzw. die Aufbewahrung und Zugriffsmöglichkeiten der digitalen Unterlagen deutlich. Die wichtigsten Regelungen haben wir nachfolgend zusammengefasst.

Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungsgerätes (Kasse) erstellt worden sind, müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre)

  • jederzeit verfügbar
  • unverzüglich lesbar und
  • maschinell auswertbar

aufbewahrt werden (lt. §147, Abs. 2 der Abgabenverordnung)

Die Geräte (Registrierkassen und nachgeordnete DV-Systeme) müssen den

  • Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchhaltung (GoBS) und den
  • Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

entsprechen.

Die Daten müssen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung der Daten (Zusammenfassung der Einzelbuchungen im täglichen oder monatlichen Z-Bericht) ist unzulässig. Ebenso ist das Vorhalten der Daten ausschließlich in gedruckter Form ("Z-Streifen" oder "Journal-Streifen") unzulässig.

Steuerlich relevante Daten sind demnach auch:

  • Journaldaten
  • Auswertungsdaten (Berichte)
  • Programmierdaten und
  • Stammdatenänderungen

Die Einsatzorte und-zeiträume der Kassen sind ebenfalls zu protokollieren und aufzubewahren. Dies gilt auch für die Organisationsunterlagen Bedienungs- und Programmieranleitungen.

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